DOAG: Self-Service-Plattform für das Netzwerk von IT-Professionals

Im Nürnberger Messezentrum bewegen sich die Besucher der DOAG Konferenz + Ausstellung auf den unterschiedlichen Ebenen des lichtdurchfluteten Rondells.
Mit Sicherheit die traditionsreichste Veranstaltung der DOAG: Die DOAG Konferenz + Ausstellung empfängt jährlich ca. 2.000 Teilnehmer im Nürnberger Messezentrum.

Medien & Events vermitteln fundiertes Know-how aus der Praxis

Die Deutsche ORACLE-Anwendergruppe e.V. (DOAG) ist im deutschsprachigen Raum seit mehr als 30 Jahren die führende Netzwerk- und Informationsplattform für IT-Professionals, die sich auf Oracle-Produkte spezialisiert haben. Zu ihren Mitgliedern gehört eine beachtliche Zahl an DAX-Konzernen sowie mittelständischen Unternehmen aus den verschiedensten Branchen. Alle haben eins gemeinsam: Sie müssen für ihr Geschäft die wachsende IT-Komplexität beherrschen.

Mit ihrem breiten Angebotsspektrum an Events und Medien liefert die DOAG fundiertes sowie aktuelles IT-Know-how aus der Praxis und unterstützt IT-Spezialisten dabei, erfolgreicher im Job zu sein.

escape berät die DOAG in puncto digitale Strategie und realisiert eine Self-Service-Plattform mit mächtigen CRM- und Shop-Funktionalitäten. Hinzu kommt ein vollumfängliches Event-Modul – optimiert für Großveranstaltungen wie Fachkonferenzen.

Auftraggeber
DOAG
Leistungen

Analyse & Beratung, Konzeption & Digitalisierung von Prozessen, Programmierung, Datenmigration, Betrieb & Support, Schulung

Systemmodule

CRM, CMS, DMS, Shop, Membership & Event Management, E-Mail-Marketing

Ziele

Self-Service-Plattform, Digitalisierung von Prozessen, dezentrale Teamarbeit, Ablösung eines Altsystems

Projektdauer
6 Monate für MVP (Minimal Viable Product), seitdem fortlaufende Weiterentwicklung
Projektmanagement

Agil, zweiwöchentliche Zyklen

Besondere Location, besondere Herausforderungen an die Technik: Die Konferenz JavaLand findet seit ihren Anfängen im Jahr 2014 im Vergnügungspark Phantasialand statt.

Die Besucher der JavaLand laufen im Vergnügungspark auf der Hauptstraße des Vergnügungsparks.

Die JavaLand nutzt den Vergnügungspark für Ihre Besucher exklusiv und vereinbart auf unvergleichlicher Art und Weise den Spaß an neuen Technologien und am Networking.

Workflows für dezentrale Zusammenarbeit

Als Verein setzt die DOAG maßgeblich auf die Mitwirkung von Ehrenamtlichen, die in unterschiedlichen Gremien und Communities sowohl die Aktivitäten der Organisation bestimmen als auch tatkräftig an der Umsetzung der vielen Projekte mitarbeiten. Aufgrund ihrer stark dezentralen Orientierung organisiert sich die DOAG über eine von escape entwickelte Self-Service-Plattform, die sowohl die Bedürfnisse von individuellen Akteuren als von Unternehmen (B2C) abdeckt.

  1. Digitalisierte Workflows & Rollenbasierter Zugriff
  2. Direkte Beteiligung der Akteure
  3. Optimale Berücksichtigung des dynamischen Kontextes
  4. Entlastung des Backoffices
Netzwerk
rund 20.000 Kontakte, Mitglieder, Kunden und Dienstleister
ehrenamtliche Akteure
ca. 200 engagierte Mitglieder
Speaker Pool
über 250 Referenten
Sponsoren

mehr als 80 Unternehmen

Mitarbeiter

15 Angestellte

Wir sind begeistert, einen Digitalisierungspartner an unserer Seite zu haben, der sowohl sein Geschäft als auch unseres so gut versteht. Wir konnten in kurzer Zeit eine Plattform aufbauen, die unsere Arbeitsweise optimal unterstützt und das Team spürbar entlastet.

Fried Saacke, DOAG Geschfätsführer & Vorstand

Skalierbares Event Modul mit nahtloser Integration

Von der exklusiven Intensivschulung mit Koryphäe und stark begrenzter Teilnehmerzahl bis hin zur Großveranstaltung hat die DOAG ein breitgefächertes Veranstaltungsportfolio. Für die Organisation war es ausschlaggebend, alle Formate mit dem Event Modul zu erschließen und dabei die Besonderheiten der einzelnen Formate abzubilden. escape ist dies gelungen.

Die nahtlose Integration von CMS, CRM, Membership, Shop- und Event-Modulen liefert auf dieser Ebene eine hervorragende User Experience über das komplette Lebenszyklus einer Veranstaltung hinweg.

  1. Flexible Abbildung von Veranstaltungsformaten
  2. Nahtlose CMS-, CRM-, Membership- und Shop-Integration
  3. Schnittstelle zur Online-Konferenzplattform
  4. Replay-Funktion für On-Demand-Ansatz mit zeitlich definierter Zugangsberechtigung



Viele Veranstaltungen wie die JavaLand wurden als physische Events ins Leben gerufen und im hybriden Format fortgeführt. Das Bedeutet: Live-Übertragung für ausgewählte Sessions, Replay-Funktion für andere - und natürlich eine solide Online-Plattform, die alles abbilden kann.

Mit der Filterbasierte Agenda finden Eventteilnehmer alle Informationen zum Programm gebündelt an einer Stelle.

Event-Content im Mittelpunkt

Bis zu 20 parallele Räume bespielt die DOAG auf ihren mehrtägigen Veranstaltungen. Das Programm solcher inhaltreichen Konferenzen kann schnell 400 Einträge und Sessions übersteigen.

Besucher der Website und der Veranstaltung sollten ihre Interessen in der umfangreichen Agenda so effizient wie möglich identifizieren und auswählen können. Es entstand eine flexible, skalierbare filterbasierte Lösung.

  1. Favorisierung von Sessions mit oder ohne Konto
  2. Speaker Account für eine selbstständige Content-Pflege
  3. Flexible Verschiebung oder Wiederholung von Sessions
  4. Aufzeichnungen direkt in den Session-Details

Digitales Ticketing & Event Cockpit

Die Event-Besucher können nach dem Kauf ihr digitales Ticket ganz bequem in ihrem persönlichen Event-Cockpit aufrufen oder herunterladen. An den Eingängen der Veranstaltungslocation erledigt das mit Handscannern gewappnete Personal den Rest.

Zusätzlich zum Einlass kann die Applikation ganz bequem für die Ausgabe unterschiedlicher Give-Aways genutzt werden.

  1. Schnelle, intuitive und sichere Lösung
  2. Scanvorgang mit Handscanner oder Handy möglich
  3. Flexibilität & Mobilität
  4. Statistik für Live-Monitoring & Optimierung der Einsatzpläne
  5. Ausgabe von Give-Aways
Einreichungen
bis zu 800 Abstracts pro Veranstaltung
Bewerter
bis zu 80 Personen pro Veranstaltung
Vortragszusagen
im Durchschnitt 10-40 Prozent

Früher aus Plastik und im Kreaditkartenformat, inzwischen auf Papier als Selbstausdruck oder digital und gut aufbewahrt im eigenen Handy.

Abstract & Speaker Management

Unzählige Beiträge bedeutet in den meisten Fällen auch viele Referenten. Mit ausgereiften Lösungen sorgen wir für ein schlankes, effizientes Management über den kompletten Lifecycle hinweg: Vom Call for Papers per Newsletter über die Einreichung per Formular im Speaker-Konto bis hin zur gezielten Kommunikation für angenommenen Beiträge und Ticket-Handling.

Vortragsbewertung &
Programmgestaltung

Hunderte von Abstracts reichen Referenten pro Veranstaltung ein. Ein Programmkomitee ausgewählter Spezialisten bewertet die Einreichungen anhand von zuvor festgelegten Kriterien. Danach erfolgt die eigentliche Vortragsauswahl, sowie die Terminierung der Sessions.

Diese Phase der Eventorganisation ist ausschlaggebend für den Erfolg der Veranstaltung: Perfekt auf die Teams abgestimmte Workflows und eine gute Datenbasis helfen dem Programmkomitee dabei, ein ausgewogenes Programm zu gestalten.

  1. Zeitlich definierte, Rollenbasierte Workflows
  2. Intuitive Bewertungsmaske für ein effizientes Arbeiten
  3. Filterbasierte Statistiken
  4. Hohe Konfigurierbarkeit z.B. Anonymisierung der Vortragsdaten

Fokus auf das Wesentliche für eine effiziente und zielgerichtete Bearbeitung: Die Bewertungsmaske.

Leistungen in diesem Projekt

  1. Shopsystem mit vielen spezifischen Funktionen
  2. CRM für B2B und B2C mit integriertem Modul für Mitgliedschaften- und Abonnements-Verwaltung
  3. Komplexes, hochgradig skalierbares Event-Modul
  4. E-Mail-Marketing

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Mylène Diacquenod, Projektmanagement bei escape GmbH
Mylène Diacquenod
Projektmanagement
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